Ejemplo Real: Agencia de Marketing Digital
Configuración completa de Funnel+ para una agencia de marketing. Elegí tu nivel:
- Nivel Básico: Paso a paso desde cero para gestionar leads y clientes
- Nivel Avanzado: IA, captura automática desde redes, CRM de ventas y reportes
Empresa de ejemplo: "CreativeHub Agency" — Agencia de marketing digital con 3 comerciales y 4 creativos.
Nivel Básico — Paso a Paso desde Cero
Paso 1: Crear las Colas
- Menú lateral → Registros → Colas → Agregar Cola
| Cola | Color | ¿Para qué? |
|---|---|---|
| Nuevos Leads | Verde | Consultas de potenciales clientes |
| Seguimiento Comercial | Amarillo | Leads que ya fueron contactados |
| Clientes Activos | Azul | Clientes con servicio contratado |
| Soporte Creativo | Morado | Pedidos de diseño, contenido, cambios |
| Facturación | Naranja | Cobros, facturas, pagos |
Paso 2: Crear los Usuarios
| Nombre | Perfil | Colas | Rol |
|---|---|---|---|
| Director Comercial | Supervisor | Todas | Supervisión general |
| Comercial 1 | Usuario | Nuevos Leads, Seguimiento Comercial | Vendedor |
| Comercial 2 | Usuario | Nuevos Leads, Seguimiento Comercial | Vendedor |
| Comercial 3 | Usuario | Nuevos Leads, Seguimiento Comercial, Clientes Activos | Vendedor senior |
| Director Creativo | Usuario | Soporte Creativo, Clientes Activos | Gestión creativa |
| Diseñador | Usuario | Soporte Creativo | Diseño gráfico |
| Community Manager | Usuario | Soporte Creativo, Clientes Activos | Redes sociales |
| Administración | Usuario | Facturación | Cobros |
Paso 3: Conectar WhatsApp
- Canales → Agregar Canal
- Nombre:
WhatsApp CreativeHub - Escaneá el QR
- Cola predeterminada:
Nuevos Leads - Guardar
Paso 4: Mensajes Rápidos
| Atajo | Mensaje |
|---|---|
/saludo |
¡{{greetingEs}}, {{firstName}}! Gracias por contactar a CreativeHub. Somos una agencia de marketing digital. ¿En qué podemos ayudarte? |
/servicios |
Nuestros servicios: Community Management (desde $120.000/mes), Publicidad Online - Meta + Google (desde $180.000/mes + inversión), Diseño Web (desde $250.000), Branding (desde $350.000), Pack Integral (desde $450.000/mes). |
/proceso |
Nuestro proceso es: 1) Reunión de diagnóstico gratuita, 2) Propuesta personalizada en 48hs, 3) Aprobación y arranque en 5 días, 4) Reportes mensuales. |
/reunion |
¡Genial! Agendemos una reunión de diagnóstico. Es gratuita y sin compromiso. ¿Qué día y horario te quedan bien? La reunión es por videollamada (30 min). |
/caso |
Te comparto un caso de éxito de un cliente de tu rubro. ¿Querés que te lo envíe? |
/propuesta |
Tu propuesta personalizada está en camino. La vas a recibir en las próximas 48hs por email y WhatsApp. |
Paso 5: Chatbot de Bienvenida
-
ChatBot → Crear Nuevo Flujo → Nombre:
Bienvenida CreativeHub -
Primer mensaje:
¡Hola! Gracias por contactar a CreativeHub Agency. ¿Sobre qué querés consultar? 1 - Quiero hacer crecer mi negocio 2 - Ya soy cliente y necesito soporte 3 - Consulta de facturación 4 - Hablar con alguien del equipo -
Condiciones:
| Respuesta | Mensaje | Cola |
|---|---|---|
1 |
"¡Genial que quieras hacer crecer tu negocio! Te paso con un asesor comercial que te va a contar cómo podemos ayudarte." | Nuevos Leads |
2 |
"Te comunico con el equipo. ¿Tu consulta es sobre diseño/contenido o sobre tu campaña de publicidad?" | Clientes Activos |
3 |
"Te paso con administración." | Facturación |
4 |
"¡Ya te comunicamos!" | Nuevos Leads |
| Otra | "Por favor, respondé con un número del 1 al 4." | (repetir) |
- Guardar → Vincular al canal
Paso 6: Motivos de Cierre
| Motivo | Color | ¿Cuándo? |
|---|---|---|
| Cliente ganado | Verde | Firmó contrato |
| Reunión agendada | Azul | Se agendó reunión (ticket se reabre después) |
| Propuesta enviada | Amarillo | Recibió presupuesto |
| Fuera de presupuesto | Naranja | No le alcanzan los números |
| No interesado | Gris | Descartó el servicio |
| Solo consultó | Azul claro | Pregunta puntual resuelta |
| Solicitud creativa resuelta | Morado | Se entregó lo que pidió el cliente |
Paso 7: Mensajes de Despedida
| Nombre | Mensaje |
|---|---|
| Post-reunión | ¡Gracias por la reunión, {{firstName}}! En 48hs te enviamos la propuesta personalizada. |
| Lead no interesado | ¡Gracias por tu tiempo! Si en algún momento querés potenciar tu negocio, acá estamos. |
| Entrega creativa | ¡Listo! Entrega realizada. Si necesitás algún ajuste, avisanos. |
Paso 8: Evaluación
- Activar evaluación en el canal
- Mensaje: "¿Cómo calificarías la atención recibida? Del 1 al 5."
- Tiempo de espera: 60 minutos
Resultado del Nivel Básico
- 5 colas (Leads, Seguimiento, Clientes, Creativo, Facturación)
- 8 usuarios con roles diferenciados
- WhatsApp con chatbot de bienvenida
- 6 mensajes rápidos orientados a ventas
- 7 motivos de cierre para pipeline comercial
- Despedidas para cada situación
- Evaluación de atención
Nivel Avanzado — Automatización Total
Paso 9: CRM (Kanban)
| Lista | Color | Significado |
|---|---|---|
| Lead Nuevo | Azul claro | Acaba de llegar |
| Contactado | Celeste | Se respondió el primer mensaje |
| Reunión Agendada | Amarillo | Tiene call programada |
| Propuesta Enviada | Naranja | Recibió presupuesto |
| Negociación | Naranja oscuro | Discutiendo alcance o precio |
| Cliente Ganado | Verde | Firmó contrato |
| Perdido | Rojo | No avanzó |
Paso 10: Etiquetas
| Etiqueta | Color | Uso |
|---|---|---|
| Lead Facebook | Azul | Llegó por campaña de Facebook |
| Lead Instagram | Rosa | Llegó por campaña de Instagram |
| Lead Google | Rojo | Llegó por Google Ads |
| Lead Orgánico | Verde | Llegó por recomendación o web |
| Interés Redes | Celeste | Quiere Community Management |
| Interés Ads | Naranja | Quiere publicidad |
| Interés Web | Morado | Quiere sitio web |
| Cliente Activo | Verde oscuro | Contrato vigente |
Paso 11: Recepción Inteligente con IA
| Campo | Valor |
|---|---|
| Proveedor | OpenAI (recomendado para agencias) |
| Temperatura | 0.8 (más creativo) |
| Límite de tokens | 600 |
| Intervalo | 15000 ms |
Prompt:
Sos el asistente de CreativeHub, agencia de marketing digital.
SERVICIOS Y PRECIOS:
- Community Management: gestión de redes sociales desde $120.000/mes
- Publicidad Online (Meta Ads + Google Ads): desde $180.000/mes + inversión
- Diseño Web / Landing Pages: desde $250.000 (proyecto único)
- Branding completo: desde $350.000 (proyecto único)
- Pack Integral (redes + ads + web): desde $450.000/mes
PROCESO:
1. Reunión de diagnóstico gratuita (30 min por videollamada)
2. Propuesta personalizada en 48hs
3. Aprobación y arranque en 5 días hábiles
4. Reportes mensuales de resultados
TU ROL:
1. Preguntá cuál es su negocio/rubro
2. Preguntá qué servicios le interesan
3. Preguntá presupuesto aproximado
4. Si parece calificado, ofrecé agendar reunión de diagnóstico gratuita
5. Con los datos, derivá al comercial
REGLAS:
- Si quiere agendar reunión: { "transferQueue": ID_SEGUIMIENTO }
- Si ya es cliente: { "transferQueue": ID_CLIENTES_ACTIVOS }
- Cuando se envíe la propuesta y se programe follow-up, cerrá el ticket:
{ "closeTicket": true }
- Para enviar portfolio: { "sendFile": ID_PORTFOLIO }
- Para enviar caso de éxito en PDF: { "sendFile": ID_CASO_EXITO }
- Para enviar propuesta comercial: { "sendFile": ID_PROPUESTA }
- Para enviar media kit: { "sendFile": ID_MEDIA_KIT }
- Para transferir a un usuario específico: { "transferUser": ID_USUARIO }
- No prometas resultados específicos (seguidores, ventas, ROI exacto)
- Sé entusiasta pero profesional
- Usá español argentino
ETIQUETAS AUTOMÁTICAS:
- Según interés: "Interés Redes", "Interés Ads" o "Interés Web"
- Si llega desde redes: etiquetar según plataforma
KANBAN:
- Al calificar el lead → mover a "Contactado"
- Si pide agendar reunión → "Reunión Agendada"
Paso 12: Chatbot Mejorado con Calificación de Lead
Opción 1 mejorada:
→ "¡Genial que quieras hacer crecer tu negocio! Contanos un poco:"
→ "¿Cuál es tu rubro o tipo de negocio?"
[Guardar en variable {rubro}]
→ "¿Qué servicios te interesan?"
Botones: [Redes Sociales] [Publicidad Online] [Web/Landing] [Branding] [Todo]
[Guardar en variable {servicio_interes}]
→ "¿Cuál es tu presupuesto mensual aproximado para marketing?"
Botones: [$50.000-150.000] [$150.000-300.000] [$300.000-500.000] [+$500.000] [No sé aún]
[Guardar en variable {presupuesto}]
→ "¿Actualmente estás haciendo algo de marketing digital?"
Botones: [Sí, pero quiero mejorar] [No, quiero empezar] [Tengo otra agencia]
[Guardar en variable {situacion_actual}]
→ "Perfecto. {rubro}, interesado en {servicio_interes},
presupuesto {presupuesto}. Te paso con un asesor."
[Etiqueta según servicio]
[Kanban: Contactado]
[Transferir a cola: Nuevos Leads]
El comercial recibe: rubro, servicio, presupuesto y situación actual. Todo sin preguntar de nuevo.
Paso 13: Follow-Up para Leads
| Orden | Espera | Mensaje |
|---|---|---|
| 1 | 3 horas | Hola {{firstName}}, soy de CreativeHub. ¿Pudiste pensar sobre la reunión de diagnóstico? Es gratuita, 30 minutos, sin compromiso. |
| 2 | 2 días | {{greetingEs}} {{firstName}}. Te comparto un caso de éxito de un negocio de {{rubro}} similar al tuyo. ¿Te gustaría lograr resultados parecidos? Agendemos una call. |
| 3 | 5 días | Hola {{firstName}}, última vez que te escribo. Cuando quieras potenciar tu negocio, acá estamos. ¡Éxitos! |
Paso 14: Follow-Up Post-Propuesta
Secuencia separada para leads que recibieron propuesta pero no respondieron:
| Orden | Espera | Mensaje |
|---|---|---|
| 1 | 3 días | Hola {{firstName}}, ¿pudiste revisar la propuesta que te enviamos? Si tenés alguna duda, con gusto la repasamos juntos. |
| 2 | 7 días | {{greetingEs}} {{firstName}}. ¿Necesitás que ajustemos algo de la propuesta? Podemos adaptar el alcance a tu presupuesto. |
| 3 | 14 días | Hola {{firstName}}, ¿seguís evaluando? La propuesta sigue vigente. Si cambió algo, contanos y la adaptamos. |
Paso 15: Campañas
Campaña de reactivación (leads fríos +30 días):
¡Hola {{firstName}}!
Hace un tiempo hablamos sobre cómo potenciar tu negocio.
Este mes tenemos un 20% OFF en el primer mes de cualquier servicio.
¿Te interesa retomar la conversación?
Respondé SÍ y te contactamos.
Campaña de upselling (clientes activos):
{{greetingEs}} {{firstName}}.
Como cliente de CreativeHub, tenés acceso a precios especiales:
- Sumá publicidad a tu pack: +$120.000/mes (ahorrás $60.000)
- Landing page para campañas: $180.000 (precio cliente)
¿Te interesa? Respondé y te contamos los detalles.
Paso 16: Webhooks — Captura Automática de Leads
Lead desde Facebook Ads:
Facebook Lead Form → N8N → API Funnel+:
1. Crear contacto con nombre, teléfono, email del formulario
2. Abrir ticket en cola "Nuevos Leads"
3. Etiquetar como "Lead Facebook"
4. Mover en Kanban a "Lead Nuevo"
5. Enviar mensaje automático:
"¡Hola {{firstName}}! Vimos que te interesa nuestro servicio de marketing.
Te contactamos en breve para contarte cómo podemos ayudarte."
Reunión agendada con Calendly:
Calendly (nueva reunión) → N8N → API Funnel+:
1. Actualizar contacto con variable {fecha_reunion}
2. Mover en Kanban a "Reunión Agendada"
3. Etiquetar "Reunión Agendada"
4. Enviar confirmación:
"¡Confirmado! Tu reunión de diagnóstico es el {{fecha_reunion}}.
Te enviamos el link de la videollamada por email."
Reporte semanal automático:
N8N (cron cada lunes 9am):
→ API Funnel+: Obtener datos de la semana
→ Calcular: leads nuevos, reuniones, propuestas, cierres
→ Enviar email al director comercial con el resumen
→ Enviar por WhatsApp al grupo de ventas
Paso 17: Base de Conocimiento
- Servicios detallados (palabras clave: servicio, precio, costo, plan)
- Casos de éxito (palabras clave: caso, ejemplo, resultado, cliente)
- Proceso de trabajo (palabras clave: cómo trabajan, proceso, pasos, metodología)
- Diferenciadores (palabras clave: por qué elegir, diferencia, ventaja)
Paso 18: Follow-up de Recepción Inteligente
Cuando un lead deja de responder durante la conversación con la IA, el sistema envía mensajes automáticos para retomar el contacto. Configurá en la sección de Recepción Inteligente:
- Intentos: 2-3 mensajes con intervalo aleatorio entre 60 y 180 minutos
- Horario activo: 8:00 a 20:00 (no se envían fuera de horario)
- Último intento: incluye
{ "closeTicket": true }para cerrar automáticamente si no hay respuesta - Ejemplo: "Hola {{firstName}}, ¿seguís interesado en potenciar tu negocio? Si no recibimos respuesta, cerramos la consulta por ahora."
Paso 19: Búsqueda Web (Tavily)
Permití que la IA busque información actualizada en la web para responder consultas de leads con datos frescos. Configurá en la sección de IA:
- API Key: ingresá tu clave de Tavily
- Dominios permitidos: fuentes confiables de marketing (ej:
hubspot.com,statista.com,thinkwithgoogle.com) - Útil para: tendencias de marketing digital, benchmarks de industria, estadísticas de rendimiento de campañas
Paso 20: Respuesta por Audio (ElevenLabs)
Activá respuestas de audio para darle un toque más personal a la comunicación. Configurá en la sección de IA:
- Modo recomendado: "Modo Inteligente" — la IA decide cuándo conviene enviar audio vs texto
- Proveedor: ElevenLabs (configurá API Key y voz)
- Ideal para briefs creativos o explicaciones de propuestas donde el audio transmite mejor el entusiasmo
Paso 21: Envío de Archivos vía IA
La IA puede enviar archivos automáticamente desde la base de conocimiento usando { "sendFile": ID }. Cargá estos archivos y anotá sus IDs:
| Archivo | ID | ¿Cuándo se envía? |
|---|---|---|
| Portfolio de trabajos | ID_PORTFOLIO | Cuando el lead pregunta por trabajos anteriores |
| Caso de éxito PDF | ID_CASO_EXITO | Cuando se quiere mostrar resultados concretos |
| Propuesta comercial | ID_PROPUESTA | Cuando el lead está calificado y pide presupuesto |
| Media kit | ID_MEDIA_KIT | Cuando preguntan por la agencia o quieren más info |
Paso 22: Canales Adicionales
Sumá canales para capturar leads desde todas las plataformas:
- Facebook Messenger: capturá leads que llegan desde campañas de Meta Ads o la fanpage
- Instagram Direct: ideal para leads que descubren la agencia por contenido en redes
- WebChat: insertá el widget en el sitio web de la agencia para convertir visitantes en leads
Todos los canales convergen en las mismas colas y son atendidos por la misma IA.
Paso 23: Verificación de Usuarios Online + Fila de Fallback
En la configuración de IA, activá estas opciones:
- Verificar usuarios online: la IA solo transfiere a un comercial si está conectado. Si no hay nadie disponible, sigue calificando el lead.
- Fila de Fallback: definí una cola alternativa. Si la cola destino no tiene usuarios disponibles, el ticket se deriva a la fila de fallback para que ningún lead quede sin atención.
Resultado del Nivel Avanzado
- CRM visual con 7 etapas del pipeline comercial
- 8 etiquetas por origen y tipo de interés
- IA que califica leads automáticamente
- Comandos JSON en el prompt: closeTicket, sendFile, transferUser
- Follow-up de recepción inteligente con cierre automático
- Búsqueda web con Tavily para tendencias y benchmarks
- Respuestas por audio con ElevenLabs para briefs creativos
- Envío automático de archivos (portfolio, caso de éxito, propuesta, media kit)
- Chatbot que recopila rubro, servicio, presupuesto y situación
- 2 secuencias de follow-up (leads nuevos + post-propuesta)
- Campañas de reactivación y upselling
- Captura automática de leads desde Facebook Ads
- Integración con Calendly para reuniones
- Canales adicionales: Facebook, Instagram, WebChat
- Verificación de usuarios online y fila de fallback
- Reporte semanal automático
- Base de conocimiento con servicios y casos de éxito