Tutorial Nivel Intermedio: Empresa de Ventas con CRM, IA y Follow-Up
Este tutorial parte de la configuración básica y agrega: CRM visual (Kanban), recepción inteligente con IA, follow-up automatizado, evaluación de atención y campañas.
Requisito previo: Haber completado el Tutorial Nivel Básico Escenario: "TechStore" ahora quiere automatizar seguimiento, calificar la atención y gestionar su embudo de ventas visualmente.
Paso 1: Configurar el CRM Visual (Kanban)
El Kanban te permite ver en qué etapa está cada oportunidad de venta.
Listas (Etapas) sugeridas para ventas:
| Lista | Color | Descripción |
|---|---|---|
| Nuevo Lead | Azul | Cliente que recién se comunicó |
| En Negociación | Amarillo | Se envió cotización, esperando respuesta |
| Propuesta Aceptada | Naranja | Aceptó el precio, definiendo forma de pago |
| Venta Cerrada | Verde | Pago confirmado |
| Perdido | Rojo | No compró |
Cómo configurarlo:
- En el menú lateral, hacé clic en KANBAN
- Hacé clic en Nueva lista
- Completá los campos:
- Nombre: El nombre de la etapa (ej: "Nuevo Lead")
- Posición en la lista: El orden en que aparece (1, 2, 3...)
- Color: Un color para identificar visualmente la lista
- ChatBot para Lane: (opcional) Un chatbot que se activa automáticamente cuando un contacto entra a esta lista
- Desactivar seguimiento: Si activás esta opción, los contactos en esta lista no reciben follow-up
- Seguimiento: (opcional) Seleccioná una regla de seguimiento automático
- Hacé clic en Guardar
- Repetí para cada etapa
- Los contactos se pueden mover entre listas manualmente arrastrándolos o automáticamente mediante el chatbot/IA
Paso 2: Configurar Etiquetas (Tags)
Las etiquetas categorizan contactos para segmentación y campañas.
Etiquetas sugeridas:
| Etiqueta | Color | Uso |
|---|---|---|
| Cliente VIP | Dorado | Clientes recurrentes o de alto valor |
| Primera Compra | Verde | Nunca compraron antes |
| Interesado | Azul | Consultó pero no compró |
| Garantía Activa | Naranja | Tiene garantía vigente |
| Mayorista | Morado | Compra en cantidad |
Cómo crearlas:
- Ingresá a Registros > Etiquetas
- Creá cada etiqueta con nombre y color
- Se pueden asignar manualmente o automáticamente desde el chatbot/IA
Paso 3: Activar la Recepción Inteligente con IA
La IA va a atender automáticamente las primeras interacciones, responder preguntas frecuentes y derivar a un humano cuando sea necesario.
Configuración:
- Ingresá a Registros > Colas > Integraciones
- Hacé clic en Agregar Integración
- Seleccioná Recepción Inteligente
- Configurá:
| Campo | Valor sugerido |
|---|---|
| Proveedor de IA | Groq (gratis) o OpenAI (mejor calidad) |
| Clave API | Tu clave del proveedor elegido |
| Temperatura | 0.7 (balance entre creatividad y precisión) |
| Límite de tokens | 500 |
| Historial de mensajes | 10 |
| Intervalo de mensajes | 15000 (15 segundos) |
| Cola de transferencia | Ventas |
Prompt sugerido para empresa de ventas:
Sos un asistente virtual de TechStore, una tienda de productos tecnológicos.
TU ROL:
- Respondés consultas sobre productos, precios y disponibilidad
- Ayudás a los clientes a elegir el producto adecuado
- Derivás a un vendedor humano cuando el cliente quiere concretar la compra
CATÁLOGO RESUMIDO:
- Notebooks: desde $450.000 hasta $1.200.000
- Celulares: desde $180.000 hasta $800.000
- Tablets: desde $150.000 hasta $600.000
- Accesorios: desde $5.000 hasta $80.000
POLÍTICAS:
- Envíos a todo el país (gratis en compras superiores a $200.000)
- Medios de pago: transferencia, tarjeta hasta 12 cuotas, Mercado Pago
- Garantía oficial de 12 meses en todos los productos
- Horario de atención: lunes a viernes 9-18hs, sábados 9-13hs
REGLAS:
- Si el cliente quiere comprar, derivar a un vendedor humano
- Si pregunta por un producto que no tenemos, sugerir alternativas
- Siempre ser amable y usar español argentino (voseo)
- No inventar precios, responder solo con la información proporcionada
- Asigná la integración a la cola Ventas
- Vinculá la cola al canal de WhatsApp
Configurar transferencia a humano:
En el prompt, agregá:
Cuando el cliente pida hablar con un humano o quiera concretar una compra,
respondé amablemente y ejecutá: { "transferQueue": ID_COLA_VENTAS }
Paso 4: Configurar Follow-Up Automatizado
El follow-up envía mensajes automáticos a clientes que no responden, ideal para recuperar ventas.
Configuración:
- Ingresá a Configuraciones > Follow-up
- Configurá la ventana horaria: 09:00 a 20:00
Secuencia de mensajes sugerida:
| Orden | Offset | Mensaje |
|---|---|---|
| 1 | 120 min (2hs) | ¡Hola {{firstName}}! Vi que estabas consultando por nuestros productos. ¿Puedo ayudarte con algo más? |
| 2 | 1440 min (24hs) | {{greetingEs}} {{firstName}}. Te cuento que esta semana tenemos promociones especiales. ¿Te interesa que te pase info? |
| 3 | 4320 min (3 días) | Hola {{firstName}}, te escribo por última vez para no molestarte. Si en algún momento necesitás asesoramiento sobre tecnología, estamos a disposición. ¡Saludos! |
Activación:
- Desde el chatbot: Agregá un nodo de Follow-up cuando el cliente entre en negociación
- Desde la pantalla de atención: El vendedor activa el follow-up manualmente al cerrar una consulta sin venta
- Automática por IA: La recepción inteligente puede activar el follow-up cuando detecta interés sin decisión
Paso 5: Activar Evaluación de Atención
- Ingresá a Canales y editá tu canal de WhatsApp
- Activá "Habilitar Evaluación de Atención"
- Configurá:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Mensaje de solicitud | ¿Cómo calificarías la atención recibida? Respondé con un número del 1 al 5. |
| Mensaje post-evaluación | ¡Gracias por tu opinión, {{firstName}}! Nos ayuda a mejorar. |
| Mensaje inválido | Por favor, enviá un número del 1 al 5 para calificar. |
| Tiempo de espera | 60 minutos |
| Intervalo de re-solicitud | 24 horas |
Paso 6: Crear una Campaña de Ofertas
Ejemplo: Campaña "Ofertas de la Semana"
- Ingresá a Campañas > Crear Campaña
- Configurá:
| Campo | Valor |
|---|---|
| Nombre | Ofertas Semana 15 |
| Fecha/Hora | Lunes 10:00 hs |
| Canal | WhatsApp TechStore |
| Intervalo entre mensajes | 30 segundos |
- Creá 3 variaciones de mensaje:
Variación 1:
¡{{greetingEs}}, {{firstName}}!
Esta semana en TechStore tenemos ofertas imperdibles:
- Notebook Lenovo IdeaPad: $489.000 (antes $550.000)
- Samsung Galaxy A55: $320.000 (antes $380.000)
¿Te interesa alguno? Respondé y te asesoramos.
Variación 2:
¡Hola {{firstName}}!
Mirá las promos de esta semana en TechStore:
- Notebook HP 15: $520.000 → ahora $459.000
- iPhone 15: $750.000 → ahora $680.000
Respondé "INFO" para más detalles.
Variación 3:
{{greetingEs}} {{firstName}}, ¿cómo estás?
Pasamos a contarte las novedades de la semana en TechStore. Tenemos descuentos de hasta 20% en notebooks y celulares.
¿Querés que te enviemos el catálogo actualizado?
- Filtrá contactos con etiqueta "Interesado" o "Cliente VIP"
- Agregalos a la campaña
- Programá el envío
Paso 7: Mejorar el Chatbot con Información Adicional
Actualizá el chatbot del nivel básico para que recopile datos:
Flujo mejorado:
Bienvenida
→ 1. Comprar → Preguntar nombre → Preguntar qué busca → Transferir a Ventas
→ 2. Soporte → Pedir número de pedido → Transferir a Soporte
→ 3. Facturación → Pedir DNI/CUIT → Transferir a Facturación
Cada dato recopilado se guarda como variable del contacto para que el agente tenga contexto antes de atender.
Resultado Final
Sumaste a la configuración básica:
- CRM visual con 5 etapas del embudo de ventas
- 5 etiquetas para segmentación de clientes
- Recepción inteligente con IA que atiende 24/7
- Follow-up automático de 3 mensajes en 3 días
- Evaluación de atención al cliente
- Campaña semanal de ofertas con variables dinámicas
- Chatbot mejorado que recopila datos del cliente