Ejemplo Real: Empresa de Servicios Profesionales
Configuración completa de Funnel+ para un estudio contable, jurídico o de consultoría. Elegí tu nivel:
- Nivel Básico: Paso a paso desde cero para gestionar consultas, turnos y documentación
- Nivel Avanzado: IA, recordatorios de vencimientos, CRM de clientes y automatizaciones
Empresa de ejemplo: "Estudio Contable Martínez & Asociados" — Estudio contable-impositivo con 2 contadores, 1 administrativo y 1 socio director.
Nivel Básico — Paso a Paso desde Cero
Paso 1: Crear las Colas
- En el menú lateral, hacé clic en el ícono de configuración/registros (engranaje o sección de administración)
- Buscá Colas y hacé clic en Agregar Cola
| Cola | Color | ¿Para qué? |
|---|---|---|
| Consultas Nuevas | Verde | Potenciales clientes que escriben por primera vez |
| Clientes Activos | Azul | Clientes con servicio contratado |
| Documentación | Morado | Recepción y entrega de documentos |
| Facturación | Naranja | Cobros, honorarios y pagos |
Paso 2: Crear los Usuarios
- Desde la administración → Usuarios → Agregar Usuario
| Nombre | Perfil | Colas | Rol |
|---|---|---|---|
| Dr. Martínez (Socio) | Supervisor | Todas | Director del estudio |
| Contador 1 | Usuario | Consultas Nuevas, Clientes Activos, Documentación | Contador principal |
| Contador 2 | Usuario | Clientes Activos, Documentación | Contador junior |
| Administración | Usuario | Facturación, Consultas Nuevas | Gestión administrativa |
Paso 3: Conectar WhatsApp
- Canales → Agregar Canal
- Nombre:
WhatsApp Estudio Martínez - Escaneá el QR con el celular del estudio
- Cola predeterminada:
Consultas Nuevas - Guardar
Paso 4: Mensajes Rápidos
- En el menú lateral → Mensajes Rápidos → Agregar
| Atajo | Mensaje |
|---|---|
/saludo |
¡{{greetingEs}}, {{firstName}}! Gracias por comunicarte con el Estudio Contable Martínez & Asociados. ¿En qué podemos ayudarte? |
/servicios |
Nuestros servicios: Monotributo (desde $35.000/mes), Responsable Inscripto (desde $65.000/mes), Sueldos ($8.000/empleado/mes), Constitución SRL ($250.000), Consultoría impositiva ($15.000/hora). |
/horario |
Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 hs. |
/reunion |
¡Perfecto! Agendemos una consulta inicial sin cargo. ¿Qué día y horario te quedan bien? La reunión es presencial o por videollamada (30 min). |
/documentos |
Para enviarnos documentación, podés mandarnos las fotos o PDFs directamente por este chat. Nosotros los guardamos en tu legajo digital. |
/vencimiento |
Te recordamos que tenés vencimientos próximos. Si necesitás que hagamos la presentación, confirmanos y nos encargamos. |
/honorarios |
Te enviamos el detalle de honorarios del mes. El pago puede realizarse por transferencia bancaria o Mercado Pago. |
/gracias |
¡Gracias por confiar en el Estudio Martínez & Asociados! Ante cualquier duda, escribinos por acá. |
Tip: El mensaje
/vencimientolo podés personalizar cada mes con las fechas específicas de AFIP.
Paso 5: Chatbot de Bienvenida
-
ChatBot → Crear Nuevo Flujo → Nombre:
Bienvenida Estudio Martínez -
Primer mensaje:
¡Bienvenido/a al Estudio Contable Martínez & Asociados! ¿En qué podemos ayudarte? 1 - Quiero contratar servicios contables 2 - Ya soy cliente, necesito consultar algo 3 - Necesito enviar documentación 4 - Consulta de facturación/honorarios 5 - Hablar con mi contador asignado -
Condiciones:
| Respuesta | Acción |
|---|---|
1 |
Mensaje: "¡Genial que nos elijas! Te paso con un asesor para que te cuente cómo podemos ayudarte." → Transferir a cola: Consultas Nuevas |
2 |
Mensaje: "¡Hola! Te comunico con tu contador para resolver tu consulta." → Transferir a cola: Clientes Activos |
3 |
Mensaje: "Podés enviarnos fotos o PDFs de la documentación directamente por este chat. Los guardamos en tu legajo." → Transferir a cola: Documentación |
4 |
Mensaje: "Te paso con administración para resolver tu consulta de facturación." → Transferir a cola: Facturación |
5 |
Mensaje: "¡Ya te comunicamos con tu contador!" → Transferir a cola: Clientes Activos |
| Otra | "Por favor, respondé con un número del 1 al 5." |
- Guardar → Vincular al canal
Paso 6: Motivos de Cierre
| Motivo | Color | ¿Cuándo? |
|---|---|---|
| Cliente ganado | Verde | Aceptó presupuesto y se dio de alta |
| Reunión agendada | Azul | Se agendó consulta inicial |
| Presupuesto enviado | Amarillo | Recibió cotización de honorarios |
| Documentación recibida | Morado | Entregó los documentos solicitados |
| Consulta resuelta | Azul claro | Se respondió una pregunta puntual |
| No interesado | Gris | No contrató el servicio |
| Fuera de alcance | Naranja | Necesita algo que no ofrecemos |
Paso 7: Mensajes de Despedida
- En el menú lateral → Despedida → Crear:
| Nombre | Mensaje |
|---|---|
| Post-reunión | ¡Gracias por la reunión, {{firstName}}! En 48hs te enviamos la propuesta de honorarios. |
| Consulta resuelta | ¡Gracias por tu consulta! Si necesitás algo más, estamos a disposición. |
| Nuevo cliente | ¡Bienvenido/a al estudio! Tu contador asignado te va a contactar para organizar el trabajo. |
Paso 8: Usar Programaciones para Recordatorios
- En el menú lateral → Programaciones
- Podés programar mensajes de recordatorio de vencimientos para enviar a todos los clientes los días previos a fechas clave de AFIP
Resultado del Nivel Básico
- 4 colas (Consultas Nuevas, Clientes Activos, Documentación, Facturación)
- 4 usuarios con roles claros
- WhatsApp con chatbot que dirige al área correcta
- 8 mensajes rápidos para todas las situaciones del estudio
- Motivos de cierre para analizar conversión de consultas
- Despedidas personalizadas por situación
- Programaciones para recordatorios de vencimientos
Nivel Avanzado — Automatización Total
Paso 9: CRM (KANBAN)
- En el menú lateral → KANBAN
- Creá estas listas:
| Lista | Color | Significado |
|---|---|---|
| Consulta | Azul claro | Se comunicó por primera vez |
| Reunión Inicial | Amarillo | Se agendó primera consulta |
| Presupuesto Enviado | Naranja | Recibió propuesta de honorarios |
| En Negociación | Naranja oscuro | Discutiendo alcance o precio |
| Cliente Activo | Verde | Aceptó y está operativo |
| Baja | Rojo | Dejó de ser cliente |
Cada lead o cliente se puede mover entre listas para saber en qué etapa está.
Paso 10: Etiquetas
| Etiqueta | Color | Uso |
|---|---|---|
| Monotributista | Verde | Tipo de contribuyente |
| Responsable Inscripto | Azul | Tipo de contribuyente |
| Empresa/SRL | Morado | Tipo de entidad |
| Vencimiento Próximo | Naranja | Tiene una obligación que vence pronto |
| Deuda Pendiente | Rojo | Tiene honorarios impagos |
| Derivado | Celeste | Llegó por recomendación |
| Nuevo Lead | Verde claro | Potencial cliente sin calificar |
Paso 11: Recepción Inteligente con IA
| Campo | Valor |
|---|---|
| Proveedor | Groq (gratis) u OpenAI |
| Temperatura | 0.5 (más preciso para datos contables) |
| Límite de tokens | 500 |
| Intervalo | 15000 ms |
Prompt:
Sos el asistente virtual del Estudio Contable Martínez & Asociados.
SERVICIOS:
- Monotributo: gestión integral desde $35.000/mes
- Responsable Inscripto: desde $65.000/mes
- Sueldos (por empleado): $8.000/mes
- Sociedad/SRL: constitución $250.000 + gestión mensual
- Consultoría impositiva: $15.000/hora
HORARIO: Lunes a viernes de 9 a 18hs
VENCIMIENTOS PRÓXIMOS COMUNES:
[Cargar en base de conocimiento - se actualiza mensualmente]
TU ROL:
1. Saludar cordialmente
2. Preguntar si es cliente actual o nuevo
3. Si es nuevo: preguntar tipo de contribuyente y qué servicio necesita
4. Si es cliente: preguntar qué necesita resolver
5. Con los datos, derivar al contador o administrativo
REGLAS:
- NUNCA des asesoramiento impositivo específico (montos, alícuotas, cálculos)
- Para consultas técnicas, derivá siempre al contador:
{ "transferQueue": ID_CLIENTES_ACTIVOS }
- Si quiere contratar: { "transferQueue": ID_CONSULTAS_NUEVAS }
- Si quiere enviar documentos: { "transferQueue": ID_DOCUMENTACION }
- Si consulta por honorarios: { "transferQueue": ID_FACTURACION }
- Podés informar sobre vencimientos generales y requisitos documentales
- Si el cliente envía documentos, indicá que los recibiste y derivá
- Sé profesional, generá confianza, usá español argentino
ETIQUETAS:
- Si es monotributista: etiqueta "Monotributista"
- Si es RI: etiqueta "Responsable Inscripto"
- Si es empresa: etiqueta "Empresa/SRL"
- Si llega por recomendación: etiqueta "Derivado"
KANBAN:
- Al calificar el lead → mover a "Consulta"
- Si pide agendar reunión → "Reunión Inicial"
Paso 12: Base de Conocimiento — Vencimientos y Servicios
Cargá información actualizable en la base de conocimiento:
Entrada 1 — Vencimientos del mes:
Título: Vencimientos AFIP del Mes
Palabras clave: vencimiento, AFIP, cuándo vence, fecha, monotributo, ganancias, IVA
MONOTRIBUTO: vence el 20 de cada mes
IIBB (según terminación CUIT):
- 0-1: día 13
- 2-3: día 14
- 4-5: día 15
- 6-7: día 16
- 8-9: día 17
IVA: vence según terminación de CUIT (18 al 22 del mes siguiente)
AUTÓNOMOS: vence el 18 de cada mes
GANANCIAS: presentación anual en junio
[Actualizar mensualmente con fechas exactas]
Entrada 2 — Servicios y requisitos:
Título: Servicios y Documentación Necesaria
Palabras clave: servicio, precio, costo, qué necesito, documentación, requisito
ALTA MONOTRIBUTO:
- DNI frente y dorso
- Constancia de CUIL
- Servicio a nombre del titular (para domicilio fiscal)
- Costo: $35.000/mes (incluye presentaciones mensuales)
ALTA RESPONSABLE INSCRIPTO:
- DNI, CUIL, habilitación municipal
- Costo: desde $65.000/mes
CONSTITUCIÓN SRL:
- DNI de los socios
- Nombre de fantasía (3 opciones)
- Objeto social
- Capital social
- Costo: $250.000 + gestión mensual
Actualizá los vencimientos mensualmente con las fechas exactas publicadas por AFIP.
Paso 13: Campos Personalizados por Contacto
Guardá datos clave de cada cliente:
| Campo | Uso | Ejemplo |
|---|---|---|
tipo_contribuyente |
Categoría impositiva | Monotributista |
cuit |
CUIT del cliente | 20-12345678-9 |
contador_asignado |
Contador responsable | Contador 1 |
servicio_contratado |
Qué servicio tiene | Monotributo + Sueldos |
fecha_alta |
Desde cuándo es cliente | 2025-03-15 |
categoria_monotributo |
Categoría actual | Categoría D |
La IA o el agente pueden personalizar: "¡Hola {{firstName}}! Tu contador asignado es {{contador_asignado}}."
Paso 14: Chatbot Mejorado con Calificación de Lead
Opción 1 mejorada (Nuevos clientes):
→ "¡Genial que nos elijas! Contanos un poco sobre tu situación:"
→ "¿Qué tipo de contribuyente sos?"
Botones: [Monotributista] [Resp. Inscripto] [Empresa/SRL] [No sé]
[Guardar en variable {tipo_contribuyente}]
→ "¿Qué servicios necesitás?"
Botones: [Impuestos] [Sueldos] [Constitución sociedad] [Asesoramiento general] [Todo]
[Guardar en variable {servicio}]
→ "¿Cómo nos conociste?"
Botones: [Recomendación] [Google] [Redes sociales] [Otro]
[Guardar en variable {origen}]
→ "Perfecto. Sos {tipo_contribuyente} y necesitás {servicio}.
Te agendo una consulta inicial sin cargo para evaluar tu caso.
¿Qué día te queda cómodo?"
[Etiqueta según tipo_contribuyente]
[Kanban: Reunión Inicial]
[Transferir a cola: Consultas Nuevas]
El contador recibe el ticket con toda la info: tipo de contribuyente, servicio que necesita y cómo llegó.
Paso 15: Follow-Up para Leads
| Orden | Espera | Mensaje |
|---|---|---|
| 1 | 4 horas | Hola {{firstName}}, soy del Estudio Martínez. ¿Pudiste evaluar la propuesta? La consulta inicial es sin cargo, 30 minutos, sin compromiso. |
| 2 | 3 días | {{greetingEs}} {{firstName}}. Te recordamos que tenés pendiente agendar tu consulta inicial gratuita. ¿Qué día te queda bien? |
| 3 | 7 días | Hola {{firstName}}, última vez que te escribimos. Cuando necesites resolver tu situación contable, acá estamos. ¡Éxitos! |
Paso 16: Campañas
Campaña mensual — Recordatorio de vencimientos (todos los clientes):
{{greetingEs}} {{firstName}}.
Te recordamos los vencimientos de este mes:
- Monotributo: vence el 20
- IIBB: según tu terminación de CUIT
- Autónomos: vence el 18
Si necesitás que hagamos alguna presentación, respondé "SÍ"
y nos encargamos.
Estudio Martínez & Asociados
Campaña anual — Ganancias (clientes R.I.):
{{greetingEs}} {{firstName}}.
Se acerca el vencimiento de la Declaración Jurada de Ganancias.
Para que podamos hacer tu presentación a tiempo, necesitamos:
- Recibos de sueldo del año
- Comprobantes de deducciones
- Certificados de retenciones
Fecha límite para enviarnos la documentación: [fecha]
¿Tenés todo listo o necesitás ayuda?
Respondé y coordinamos.
Campaña de fidelización (clientes +1 año):
¡Hola {{firstName}}!
Gracias por confiar en el Estudio Martínez & Asociados
durante todo este tiempo.
Como cliente fiel, te ofrecemos:
- Revisión impositiva gratuita
- 20% de descuento en consultoría adicional
¿Te interesa? Respondé y lo coordinamos.
Paso 17: Webhooks (integración con sistema de gestión)
Vencimiento próximo → Recordatorio automático:
Sistema contable (3 días antes del vencimiento) → N8N → API Funnel+:
- Enviar mensaje personalizado al cliente
"Hola {{firstName}}, tu vencimiento de {{impuesto}} es el
{{fecha_vencimiento}}. ¿Necesitás que hagamos la presentación?"
- Etiquetar como "Vencimiento Próximo"
Factura de honorarios generada:
Sistema de facturación → N8N → API Funnel+:
- Enviar comprobante al cliente
"{{greetingEs}} {{firstName}}. Te enviamos la factura de
honorarios del mes de {{mes}}.
Total: ${{monto}}
Forma de pago: transferencia a CBU [número] o Mercado Pago"
- Adjuntar PDF de la factura
Documentación recibida → Notificación interna:
Funnel+ (archivo guardado en contacto) → N8N:
- Notificar al contador asignado por Chat Interno
- Crear tarea: "Revisar documentación de {{firstName}}"
Paso 18: Tareas Internas
Usá el módulo de Tareas (en el menú lateral) para:
| Tarea | Asignar a | Cuándo |
|---|---|---|
| Revisar documentación de [cliente] | Contador asignado | Cuando el cliente envía docs |
| Presentar DJ Ganancias [cliente] | Contador asignado | 15 días antes del vencimiento |
| Cobrar honorarios mes [mes] | Administración | Día 1 de cada mes |
| Reunión inicial con [lead] | Socio director | Cuando se agenda |
| Seguimiento de presupuesto [lead] | Administración | 48hs después de enviar propuesta |
Paso 19: Funcionalidad Clave — Archivos del Contacto
Para un estudio contable, los archivos del contacto son fundamentales:
Documentación que los clientes suelen enviar: - Facturas de compra/venta - Recibos de sueldo - Comprobantes de pago de impuestos - Contratos - DNI y constancias de CUIL/CUIT
Flujo recomendado: 1. El cliente envía un documento por WhatsApp 2. En Atenciones, hacé clic en la flecha del mensaje → "Guardar en archivos del contacto" 3. El documento queda asociado al perfil del contacto (visible en Contactos) 4. Cualquier miembro del equipo puede acceder después
Esto convierte a Funnel+ en un legajo digital de cada cliente.
Paso 20: Comandos JSON en el Prompt de IA
Agregá estos comandos al prompt de la IA (Paso 11) para automatizar acciones:
{ "closeTicket": true }— Cerrar el ticket cuando la documentación fue recibida o la consulta quedó resuelta sin necesidad de intervención humana.{ "sendFile": ID }— Enviar archivos de la base de conocimiento: checklist de documentación requerida, guía de vencimientos del mes, contrato modelo.{ "transferUser": ID }— Transferir a un contador específico (ej: al contador asignado del cliente).{ "SendPix": true }— Generar link de pago para cobro de honorarios por transferencia/Mercado Pago.
Paso 21: Follow-up de Recepción Inteligente
Configurá el follow-up automático de la IA para clientes que dejan de responder en medio de una consulta. La IA reintenta 2-3 veces en intervalo aleatorio (60-180 min), horario de 8:00 a 20:00. El último intento usa { "closeTicket": true } para liberar el ticket.
Ejemplo: el cliente preguntó por requisitos de alta de monotributo pero no envió la documentación → la IA le recuerda "¿Pudiste juntar la documentación?" → si no responde, cierra el ticket.
Paso 22: Búsqueda Web (Tavily)
Activá la búsqueda web para que la IA pueda consultar vencimientos AFIP actualizados y normativa vigente. Configurá Tavily API en Recepción Inteligente y restringí los dominios permitidos (ej: afip.gob.ar, errepar.com, iprofesional.com). Útil para responder consultas sobre fechas de vencimiento sin tener que actualizar la base de conocimiento manualmente.
Paso 23: Respuesta por Audio (ElevenLabs)
Para un estudio contable/profesional, las respuestas por audio no son muy relevantes ya que los clientes prefieren información escrita que puedan releer (fechas, montos, requisitos). Solo activalo si querés un saludo inicial de bienvenida por audio.
Paso 24: Envío de Archivos vía IA
Cargá archivos en la base de conocimiento (checklist de documentación, guía de vencimientos PDF, contrato modelo) y asigná un ID a cada uno. En el prompt, indicá a la IA que envíe el archivo con { "sendFile": ID } cuando el cliente pregunte qué documentación necesita o cuándo vencen sus obligaciones.
Paso 25: Canales Adicionales
Conectá más canales además de WhatsApp:
- Facebook Messenger: Canales → Agregar Canal → Facebook. Vinculá la página del estudio.
- Instagram Direct: Canales → Agregar Canal → Instagram. Conectá la cuenta profesional.
- WebChat: Canales → Agregar Canal → WebChat. Insertá el widget en la web del estudio para captar leads.
Todos los canales caen en la misma cola Consultas Nuevas y son atendidos por la misma IA.
Paso 26: Verificación de Usuarios Online + Fila de Fallback
En la configuración de Recepción Inteligente, activá Verificar usuarios online. Si hay contadores conectados, la IA puede transferir directamente al disponible. Configurá una Fila de Fallback para que, si la cola destino no tiene agentes, el ticket vaya a una cola alternativa (ej: Clientes Activos → Consultas Nuevas como fallback).
Resultado del Nivel Avanzado
- KANBAN con 6 etapas del ciclo del cliente (consulta → cliente activo)
- 7 etiquetas para segmentar por tipo de contribuyente y estado
- IA que atiende, califica leads y nunca da asesoramiento técnico
- Base de conocimiento con vencimientos y servicios actualizables
- Campos personalizados para datos contables de cada cliente
- Chatbot que recopila tipo de contribuyente, servicio y origen
- Follow-up de 3 mensajes para leads
- 3 campañas: vencimientos mensuales, Ganancias anual y fidelización
- Webhooks: recordatorios de vencimiento, facturación y notificaciones internas
- Tareas para organizar el trabajo diario del estudio
- Archivos del contacto como legajo digital
- Comandos JSON para cierre automático, envío de archivos, transferencia y cobro de honorarios
- Follow-up inteligente de la IA para consultas sin respuesta
- Búsqueda web de vencimientos AFIP y normativa vía Tavily
- Canales adicionales: Facebook, Instagram y WebChat
- Verificación de usuarios online y fila de fallback